لماذا تبدأ إدارة الدوام من السياسة؟
وجود جهاز بصمة أو تطبيق حضور لا يكفي وحده. تحتاج الشركة أولًا إلى قواعد محددة تشرح مواعيد العمل وفترة السماح وطريقة التعامل مع التأخير والانصراف المبكر والساعات غير المكتملة.
عندما تكون السياسة واضحة يصبح تسجيل الحركة ومراجعتها واعتمادها أكثر اتساقًا، ويعرف الموظف والمدير والموارد البشرية ما المتوقع في كل حالة.
العناصر الأساسية للسياسة
ابدأ بتحديد دورة العمل لكل فئة من الموظفين، ثم اربطها بالموقع ونظام العمل والمدير المباشر. تجنب قاعدة واحدة للجميع إذا كانت طبيعة الدوام مختلفة بين الإدارات أو المواقع.
- مواعيد الدخول والخروج والورديات الليلية.
- أيام الراحة والعطلات الرسمية.
- الإجازات والأذون والمهمات الخارجية.
- التصحيح والاعتماد ومسؤولية كل مستخدم.
- أثر المخالفات على التقارير والرواتب.
من الحركة اليومية إلى القرار
النظام الجيد لا يكتفي بحفظ وقت الدخول والخروج، بل يصنف النتيجة ويعرض سببها ومسار اعتمادها. بهذه الطريقة تستطيع الموارد البشرية مراجعة الحالات الاستثنائية قبل انتقالها إلى حساب الراتب.
في DRB HR ترتبط حركة الحضور بالموظف والجدول والطلبات والاعتمادات، لتقليل الإدخال المكرر والوصول إلى نتيجة قابلة للمراجعة.